Von Beatrix Ta
Dr. Beatrix Ta ist Managerin Unternehmenskommunikation bei news aktuell sowie Expertin für Content-Konzeption und -Produktion, die besonders gerne Schachtelsätze verschwinden lässt.
Interne Kommunikation ist das Herzstück erfolgreicher Unternehmen und gleichzeitig eine der größten Herausforderungen für Kommunikationsprofis. Unser aktueller PR-Trendmonitor zeigt: Ressourcenmangel, Informationsflut und unklare Prozesse bremsen die interne Kommunikation in vielen Organisationen aus. Wie ist das einzuordnen und vor welchen weiteren Herausforderungen steht interne Kommunikation?
Das größte Problem ist das Fehlen von Ressourcen: Knapp ein Drittel der Kommunikationsprofis mangelt es an Zeit, Personal und Budget (31 Prozent). Diese Zahl verdeutlicht, dass viele Kommunikationsabteilungen schlicht unterbesetzt sind oder keine ausreichenden Mittel erhalten. Offenbar wird der internen Kommunikation in den Führungsetagen immer noch (viel) zu wenig Bedeutung zugemessen. Das ist fatal, denn in der Praxis kann das dazu führen, dass wichtige interne Botschaften nur unzureichend oder gar nicht vermittelt werden.
Die zweite große Hürde ist die Informationsflut: Gut jeder fünfte Befragte (21 Prozent) sieht ein Zuviel an Kommunikationsmaßnahmen oder Kanälen als Problem. Täglich erreichen die Mitarbeitenden zahlreiche Informationen über die unterschiedlichsten Kanäle (Intranet, E-Mail, Slack, Zoom, Teams, usw.). Ohne klare Struktur und Priorisierung gehen wichtige Botschaften in diesem Informationsdschungel verloren. Die Folge dieser Überfrachtung: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter klinken sich aus.
Parallel beklagen fast genauso viele Befragte (20 Prozent) unklare Zuständigkeiten oder Prozesse, die die interne Kommunikation zusätzlich erschweren. Oft ist nicht eindeutig geregelt, wer für welche Kommunikationsmaßnahme verantwortlich ist. Dies führt zu Doppelarbeit, Verzögerungen und Missverständnissen innerhalb des Teams.
Zusammen genommen zeigt sich hier ein klassisches Spannungsfeld: Die richtigen Informationen erreichen die Mitarbeitenden häufig nicht oder zu spät – und selbst die Verantwortlichkeiten für die Kommunikation sind nicht immer klar definiert.
Auch strategische Defizite bremsen die interne Kommunikation aus: 18 Prozent der Kommunikatorinnen und Kommunikatoren geben an, dass eine fehlende Strategie und unklare Zielsetzungen die Kommunikation erschweren. Doch ohne eine klare Kommunikationsstrategie fehlt es an Orientierung, und ohne Zielsetzung können interne Maßnahmen auch nicht bewertet und gegebenenfalls angepasst werden.
Zwei weitere Pain Points sind die geringe Beteiligung der Mitarbeitenden (17 Prozent) und die einseitige, rein top-down ausgerichtete Kommunikation in den Unternehmen (16 Prozent). Beide Ergebnisse weisen darauf hin, dass der Dialog mit den Mitarbeitenden noch ausbaufähig ist.
Für diese Defizite gibt es mehrere mögliche Ursachen: Zum einen kann die Überfrachtung mit Infos dazu führen, dass Mitarbeitende sich überfordert fühlen, den Überblick verlieren und sich deshalb weniger aktiv einbringen. Zum anderen kann die geringe Beteiligung auch mit der Kommunikationskultur zusammenhängen: Wenn interne Kommunikation vor allem sendet, aber nicht zuhört und die Mitarbeitenden nicht aktiv einbezieht, entsteht kein echter Dialog. Und dann sinkt die Akzeptanz und Identifikation mit den kommunizierten Inhalten.
Im Mittelfeld der größten Herausforderungen für die interne Kommunikation stehen dezentral und hybrid organisierte Teams (14 Prozent). Für viele Kommunikationsabteilungen ist die virtuelle Zusammenarbeit zwar längst Routine, doch sie bringt nach wie vor eigene Hürden mit sich. Wie erreicht man Mitarbeitende, die selten oder gar nicht vor Ort sind? Kommunikationsverantwortliche müssen Botschaften so gestalten, dass sie sowohl analog als auch virtuell funktionieren. Dazu braucht es technische Kompetenz, aber vor allem ein Gespür dafür, digitale Nähe und Teamgefühl auf Distanz zu schaffen.
Ebenfalls im mittleren Bereich der Nennungen liegt das Thema Messbarkeit und Evaluation: 13 Prozent der Befragten bemängeln, dass geeignete Werkzeuge fehlen, um den Erfolg interner Kommunikation zu überprüfen. Das liegt sicher auch daran, dass viele interne Kommunikationstools aus Datenschutzgründen nur begrenzt Evaluation zulassen. Ein Dilemma, denn ohne Daten und Feedback bleibt oft unklar, welche Maßnahmen tatsächlich Wirkung zeigen. Dadurch wird es schwieriger, die interne Kommunikation gezielt weiterzuentwickeln, und ihr strategischer Wert im Unternehmen bleibt schwer belegbar.
Etwas seltener, aber ebenfalls nennenswert, ist die mangelnde Unterstützung durch Führungskräfte (12 Prozent). Sie gehört nicht zu den größten Hürden, hat aber eine hohe Hebelwirkung: Führungspersonen sind entscheidende Multiplikatoren. Wenn sie die interne Kommunikation aktiv unterstützen und selbst mitgestalten, werden Botschaften glaubwürdiger und gewinnen eine höhere Reichweite. Fehlt dieses Engagement, laufen viele Kommunikationsinitiativen ins Leere – selbst dann, wenn Inhalte und Kanäle stimmen.
Weniger problematisch – und damit auf den untersten Plätzen im Ranking der größten Hürden für die interne Kommunikation – sind technische Herausforderungen: Die Einführung neuer digitaler Tools oder Plattformen bremst lediglich 7 Prozent der Kommunikationsprofis aus.
Erfreulich: Sprachliche und kulturelle Barrieren in internationalen Teams bereiten der internen Kommunikation sogar die wenigsten Probleme (5 Prozent). Mittlerweile gehören Teams aus unterschiedlichsten Herkunftsländern in den meisten Unternehmen einfach zum Alltag.
Während Themen wie Ressourcenmangel oder Informationsflut strukturelle Ursachen haben, sind technische und kulturelle Herausforderungen in vielen Unternehmen inzwischen gut beherrschbar – ein Zeichen für den digitalen und kulturellen Reifegrad der internen Kommunikation.
Die Ergebnisse des PR-Trendmonitors verdeutlichen: Interne Kommunikation ist weit mehr als das bloße Versenden von Informationen. Ressourcen, Struktur und Beteiligung der Mitarbeitenden entscheiden darüber, ob Botschaften ankommen und Wirkung entfalten. Unternehmen, die in diese drei Bereiche investieren, erhöhen nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit und Einbindung ihrer Belegschaft.
Was bremst interne Kommunikation aus?
Im aktuellen PR-Trendmonitor hat news aktuell PR-Fach- und Führungskräfte aus Deutschland und der Schweiz gefragt, was ihre drei größten Herausforderungen in der internen Kommunikation sind.
Ergebnisse im Detail