Presseverteiler erstellen und aufbauen

Erfolgreich Presseverteiler aufbauen und pflegen

Beatrix Ta

Beatrix Ta

Dr. Beatrix Ta ist Projektmanagerin in der Konzernkommunikation von news aktuell sowie Expertin für Content-Konzeption und -Produktion, die besonders gerne Schachtelsätze verschwinden lässt.

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Den richtigen Ansprechpartner zum optimalen Zeitpunkt mit relevanten Pressemitteilungen zu versorgen – das ist eine der Grundvoraussetzungen erfolgreicher PR und Pressearbeit. Zum Handwerkszeug gehören deshalb unbedingt gut strukturierte und kontinuierlich gepflegte Presseverteiler. In diesem Beitrag erklären wir, wie PR-Verantwortliche hochwertige Mailinglisten mit den richtigen Medien- und Journalistenkontakten aufbauen und wie sie mit Presseverteilern erfolgreich arbeiten können. 

Inhalt

Was ist ein Presseverteiler?

Der Presseverteiler ist ein zentrales Instrument der PR und Pressearbeit. Er wird für die Verbreitung von Pressemitteilungen oder anderen Content-Formaten verwendet. Der Presseverteiler wird auch Medienverteiler, PR-Verteiler, Medienliste, Presseliste oder Journalistenliste genannt. Der Presseverteiler ist demnach eine Liste von Ansprechpersonen, angereichert mit relevanten (Kontakt-)Daten zu den jeweiligen Personen. Ein gut gepflegter Presseverteiler beinhaltet neben Journalistenkontakten auch Kontakte zu Bloggenden, Influencerinnen und Influencern, Podcast-Hosts oder anderen Multiplikatoren. 

Man kann einen Presseverteiler manuell – etwa in einer Excelliste oder einer eigenen Datenbank oder einem CRM-System – aufbauen und pflegen. Oder man nutzt eine professionelle Online-Journalistendatenbank, die von PR-Dienstleistern wie zum Beispiel news aktuell angeboten wird.

Warum braucht man einen Presseverteiler?

Der Presseverteiler ist das Herzstück der PR-Arbeit und eine grundlegende Säule der Pressearbeit. Denn professionelle Kommunikation und Pressearbeit als Teil davon lebt von Kontakten. Mit Hilfe eines Presseverteiler können Sie wichtige Branchenkontakte erfassen und Ihre Kommunikation mit den jeweiligen Ansprechpersonen festhalten. Ein sorgfältig erstellter Presseverteiler schafft deshalb die Basis, persönliche und langfristige Beziehungen zu Journalistinnen bzw. Journalisten und Medien aufzubauen und zu pflegen.

Medien, Blogs, Podcasts oder andere Earned Media Kanäle sind im PESO-Mix ein wichtiger Baustein, um Reichweite und Sichtbarkeit in der Öffentlichkeit zu steigern. Deshalb ist ein zielgerichteter Presseverteiler wesentlich, um genau die für Ihre PR-Botschaften relevanten Medienkontakte zu erreichen. Denn die professionell geschriebene Pressemitteilung bringt gar nichts, wenn Sie sie an Journalistinnen und Journalisten schicken, die sich nicht für das Thema interessieren, oder wenn Ihre Meldung erst gar nicht ankommt, weil Ihre Kontaktdaten veraltet sind. 

How To: Wie baut man einen guten Presseverteiler auf?

Zielgruppe definieren

Der erste Schritt beim Erstellen eines Presseverteilers ist, die Frage nach der Zielgruppe zu klären. Das Besondere bei der Zielgruppe von Pressearbeit: Es gibt immer mindestens zwei Zielgruppen. Die primäre Zielgruppe sind die Medienschaffenden, die zweite Zielgruppe sind die Leserinnen und Leser der Medien, die Sie letztendlich erreichen möchten. Letztere Zielgruppe wird gerne in der Praxis vernachlässigt, ist aber essenziell wichtig, um möglichst wenig Streuverlust bei den medialen Zielgruppen zu haben. 

Je genauer Sie die eigenen Zielgruppen definieren, desto höher ist die Akzeptanz Ihrer Kommunikationsarbeit. Zielgruppen können z.B. Laien oder Fachinteressierte sein (B2C, B2B), Kunden, Politik, Wettbewerb, Nachbarn oder auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ihr Thema interessiert möglicherweise nur bestimmte Branchen oder ist von branchenübergreifendem Interesse, ebenso kann es nur lokal oder überregional oder sogar international relevant sein. 

Wenn Sie Ihre Zielgruppen eingegrenzt haben, überlegen Sie im nächsten Schritt, wer die entsprechenden Zielmedien und Journalistinnen bzw. Journalisten oder andere Multiplikatoren für das Thema sind. Abhängig von der vorherigen Zielgruppen-Definition sind das z.B. Medien und Medienkontakte mit Fokus auf General oder Special Interest, aus dem Online-, Print-, Radio- oder TV-Bereich, mit regionalem oder überregionalem Fokus. 

Beispiel: Sie sind ein mittelständisches Unternehmen in einer ländlichen Region, das Bohrmaschinen herstellt - sowohl für Endverbraucher als auch für die Baubranche. Sie veranstalten einen Tag der offenen Tür. Ihre Zielgruppen sind in diesem Fall die ansässige Bevölkerung (von Jung bis Alt), aber auch das regionale Baugewerbe. Über Ihren Presseverteiler informieren Sie Ihre Ansprechpartner aus den Lokalredaktionen der Zeitungen (Print und Online), lokale Radiosender, ggf. lokale TV-Studios und Anzeigenblätter, regionale Fachmedien aus der Baubranche, lokale IHK- oder andere Wirtschaftspublikationen sowie ggf. freie Medienschaffende, die vor Ort über Wirtschaft- und Standortthemen berichten.


Recherche der Medien und Journalisten

Um die passenden Medien und Journalistenkontakte zu finden, kann man selbst recherchieren oder auf professionelle Mediendatenbanken zurückgreifen. Egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden: Sie sollten unbedingt die Medienlandschaft kennen, die für Sie relevant ist. Diese Kenntnis zu erlangen bedarf Zeit und Arbeit und sollte als kontinuierliche Aufgabe verstanden werden. Dazu gehört, dass Sie regelmäßig auf dem Laufenden bleiben, welche Themen und Trends Ihre Branche bewegen. Informieren Sie sich über Newsletter Ihrer wichtigsten Medien, beobachten Sie die Kommunikation Ihres Wettbewerbs und lesen Sie regelmäßig Ihre Key-Medien.

Für den Start der eigenen Recherche lohnt sich immer der Gang zu einem gut sortierten Zeitschriftenhandel. Machen Sie sich mit Ihren Medien vertraut, bekommen Sie ein Gespür für die thematische Ausrichtung und die Tonalität Ihrer Medien, recherchieren Sie in den Medien, welche Journalistinnen und Journalisten über welche Themen berichten. Auch ein Blick ins Impressum gibt Aufschluss über die Ressort- und Themenzuständigkeiten. Ein umfangreiche Recherchequelle für Fachpublikationen bietet zudem das Online-Portal fachzeitungen.de

Eine weitere wichtige Recherchequelle sind die Websites der jeweiligen Medien oder die Verbände Ihrer Branche, die oft Verzeichnisse der wichtigsten Key-Medien zur Verfügung stellen. Ein effektiver Weg, die relevanten Presseverteilerkontakte für Ihre Themen zu eruieren ist zudem der direkte Draht in die Redaktionen: Fragen Sie telefonisch oder per Mail dort kurz und knapp nach, welche Redakteurinnen oder Redakteure für Ihre Themen zuständig sind. 

Bei der Auswahl der Medien und Kontakte für den Presseverteiler sollte man unbedingt nach dem Prinzip "Qualität vor Quantität" vorgehen. Auch wenn es auf den ersten Blick schneller geht, hat sich das Gießkannenprinzip oft als kontraproduktiv erwiesen, denn statt den richtigen Journalisten oder die richtige Journalistin zu erreichen, geht man ziemlich vielen Redaktionen auf die Nerven. Professionelle Mediendatenbanken wie zimpel können hier einen Großteil der Arbeit abnehmen und Zeit sparen, denn sie liefern schnell und unkompliziert die gesuchten Kontakte und sind immer automatisch auf dem aktuellsten Datenstand. Welche konkreten Vorteile zimpel bietet, erfahren in Kapitel 5.

Struktur und Inhalte des Presseverteilers

Wenn die passenden Medien und Kontakte für den Presseverteiler gefunden sind, sollten sie gut strukturiert und mit sinnvollen Informationen angereichert werden. Denn nur so kann der Verteiler flexibel genutzt werden und die Basis für eine nachhaltige Beziehungspflege mit den Medienschaffenden sein.

Tipp: Je feiner der Presseverteiler strukturiert ist, desto zielgerichteter können Sie die relevanten Medienkontakte filtern.

Der Presseverteiler sollte mindestens die folgenden Angaben enthalten: 

Angaben zum Medium:

  • Medientitel
  • Mediengattung (z.B. Tageszeitung, Publikumszeitschrift, Fachzeitschrift, Nachrichtenagentur, Radio, TV, Online, Podcast, Blog)
  • Webseite

Angaben zur Kontaktperson:

  • Vorname
  • Nachname
  • Anrede
  • Funktion 
  • Ressort
  • Postanschrift (Straße, PLZ, Ort)
  • Telefon
  • E-Mail

Zusätzliche Informationen zum Medium und zum Kontakt ermöglichen eine flexible Nutzung und einen effizienteren Umgang mit dem Presseverteiler. Das können z.B. folgende Angaben sein:

Angaben zum Medium:

  • Herausgeber/Verlag
  • Zielgruppe des Mediums
  • Auflage / Visits
  • Erscheinungsweise
  • Redaktionsschluss
  • lokale/regionale/überregionale Ausrichtung
  • Sprache
  • thematische Ausrichtung
  • Veröffentlichungen

Angaben zur Kontaktperson:

  • Priorisierung nach A/B/C-Kontakt
  • Social-Media-Accounts
  • Themen-Zuständigkeiten
  • persönliche Interessen
  • Kontakthistorie (Datum/Textfeld)

5 Tipps für den Aufbau des Presseverteilers

  1. Key-Medien und Key-Kontakte definieren: Teilen Sie Ihre Kontakte nach Wichtigkeit für Ihre PR und Pressearbeit ein und priorisieren Sie z.B. nach A/B/C-Kontakten. Halten Sie über die Kontakthistorie fest, wann und zu welchem Anlass Sie die Top-Kontakte kontaktiert haben. Überprüfen Sie regelmäßig die Gewichtung, da sich Priorisierungen auch verschieben können. So kommen möglicherweise neue A-Kontakte hinzu oder bestehende Kontakte verlieren für Ihre PR an Bedeutung. Grundsätzlich sollten Sie aber alle Ihre Key-Medien und -Redaktionen gleichbehandeln, eine dauerhafte Bevorzugung verdirbt die Beziehung zu den anderen Medien bzw. Redakteurinnen und Redakteuren.
  2. Individuelle Anforderungen für die Ansprache kennen: Es ist durchaus legitim, mehrere Personen eines Mediums im Presseverteiler zu haben und anzuschreiben. Aber bitte nicht alle Kontakte! Überlegen Sie sich deshalb vorher gut, wer für die jeweilige Pressemitteilung Ihr passendster Ansprechpartner ist. Manchmal können das auch mehrere Redakteure eines Mediums sein. Und manchmal wünscht die Redaktion es explizit, dass Sie Ihre Pressemitteilung an eine zentrale E-Mail-Adresse schicken, da sie diese intern weiterverteilen. Dem Wunsch sollten Sie nachkommen und entsprechend persönliche E-Mails aus Ihrem Verteiler entfernen.
  3. Freie Journalistinnen und Journalisten nicht vergessen: Auch freie Medienschaffende gehören so gut wie in jeden sorgfältig recherchierten Presseverteiler. Denn gerade Freie sind in der Regel sehr empfänglich für Themenvorschläge, da sie selbst regelmäßig Themen für Beiträge in den Redaktionen anbieten müssen. Viele Publikationen arbeiten zudem inzwischen mehrheitlich mit freien Journalisten, die oftmals großes Expertenwissen auf Ihrem Themengebiet haben. 
  4. Kontakthistorie für langfristiges Beziehungsmanagement anlegen: Halten Sie jeden Kontakt mit Ihren Verteilerpersonen fest, damit Sie über die Zeit noch wissen, mit wem Sie welche Dinge besprochen haben, wen Sie persönlich getroffen haben, wer von Ihnen welche Pressemitteilung oder anderen PR-Content erhalten hat, bei welchen Medien es Veröffentlichungen gab und welche Tonalität diese hatten. Eine gut gepflegte Kontakthistorie ermöglicht Ihnen, Ihre Arbeit zu messen und eine nachhaltige Beziehung zu Ihren Kontakten aufzubauen. 
  5. Das Prinzip „Klasse vor Masse“ ernst nehmen: (Nicht nur) in Zeiten von DSGVO sollten Sie vor der Aussendung sehr sorgfältig prüfen, ob Ihr Thema auch wirklich für jeden Ihrer Verteilerkontakte von Interesse ist. "Klasse vor Masse" sollte Ihr Credo sein und wenn Sie sich nicht sicher sind, dann lieber nochmal recherchieren und aktiv nachfragen. Im Zweifelsfall streichen Sie den Kontakt aus dem Verteiler, weniger ist bei einem hochwertigen Verteiler immer mehr! Außerdem sollte sich Ihre Pressemitteilung unbedingt an die Regeln einer journalistischen Nachricht halten, mit werberischem Content können und wollen Medienschaffende nichts anfangen. Schließlich bieten Sie immer eine Opt-Out-Option für die Empfängerinnen und Empfänger Ihrer Pressemitteilungen an.

Pflege & Aktualisierung des Presseverteilers

Angesichts der hohen Personalfluktuation sowie der vielen Änderungen in der Medienlandschaft ist ein Presseverteiler, der heute aktuell ist, morgen schon veraltet und wertlos. Redakteurinnen und Redakteure ändern ihre thematischen Zuständigkeiten, verlassen die Redaktion, andere wiederum kommen neu dazu. Verlage geben neue Publikationen heraus oder beschließen, bestehende Medien einzustellen. Neue, für die Pressearbeit relevante Formate oder Multiplikatoren wie zum Beispiel Podcasts oder Influencer kommen hinzu, andere Formate wiederum verlieren an Relevanz. Bisherige eigenständige Redaktionen fusionieren zu einer einzigen Redaktion, oder andersherum. Entsprechend ändern sich laufend Kontaktdaten wie E-Mails oder postalische Adressen. Ein funktionierender Verteiler ist deshalb ähnlich wie ein lebender Organismus: Er wächst, er schrumpft und verändert sich ständig – kurzum: er ist ständig im Wandel. 

Für die Arbeit mit dem Presseverteiler bedeutet das eine permanente und zeitnahe Pflege und Aktualisierung. Es empfiehlt sich, jedes Mal nach einer Aussendung die Rückläufer zu bearbeiten. Entweder verweist der Rückläufer bereits auf neue, für Ihre Themen zuständige Ansprechpartner, oder sie kontaktieren die Redaktion und fragen aktiv nach, wer zukünftig Ihren PR-Content erhalten soll. Das ist auch eine gute Gelegenheit und ein guter Grund, mit der Redaktion in Kontakt zu treten und Ihre Beziehung zu den jeweiligen Medienhäusern zu pflegen. 

Nehmen Sie sich für die Pflege und Aktualisierung des Presseverteilers unbedingt die nötige Zeit, denn sie ist ein wichtiges Investment in die zukünftige Pressearbeit Ihres Unternehmens oder Ihrer Agentur. Diese Arbeit und das damit verbundene Wissen sollte transparent für alle im Verteiler festgehalten werden, weil es auch in der eigenen Abteilung regelmäßig zu Personalwechsel kommt.

Tipp: Arbeiten Sie mit sogenannten Blacklists: Setzen Sie Journalistinnen oder Journalisten, die keine Pressemitteilungen mehr von Ihnen erhalten möchten, auf die Blacklist und sperren Sie sie somit für den Versand. Im Unterschied zur dauerhaften Löschung eines Verteilerkontakts können Sie via Blacklist auch rückwirkend nachvollziehen, wer aus welchen Gründen nichts mehr von Ihnen erhält. 

Wie hilft news aktuell beim Aufbau und der Pflege von Presseverteilern? 

Hochwertige Presseverteiler zu erstellen kostet viel Zeit, nicht nur einmalig, sondern laufend. Daher bietet es sich an, professionelle Journalistendatenbanken zu nutzen. Als zuverlässiger Dienstleister in der Kommunikationsbranche unterstützt news aktuell mit seiner Mediendatenbank und PR-Software zimpel alle Kommunikationsprofis beim Aufbau eines zielgerichteten Presseverteilers. Und das schnell und unkompliziert!

Zielgerichtete Recherche, unkomplizierte Verwaltung und schneller Versand

Differenzierte Suchmöglichkeiten helfen dabei, ein individuelles Rechercheprofil zu erstellen. So finden Sie mit nur wenigen Klicks Ihre Medienzielgruppe sowie die relevanten Kontaktpersonen zu genau Ihren Themen.

Die Mediendatenbank zimpel enthält weltweit über 612.000 Datensätze aus allen Mediengattungen, Branchen und Regionen. Ob Tegernsee, Thüringen, Deutschland, Europa oder Lateinamerika, ob Bauindustrie, Getränkefachhandel oder Mode und Beauty, ob BtoB oder BtoC, ob Print, Online, Audio oder Bewegtbild: In zimpel finden Sie relevante Medienformate sowie Journalisten, Blogger, Podcaster oder Influencer, die sich für Ihre Themen interessieren. 

zimpel beinhaltet neben den essenziellen Kontaktdaten zum Medium auch weitere wertvolle Informationen wie z.B. ein detailliertes Medienprofil, die Themen des Mediums und Angaben zu Erscheinungsweise, Reichweite, Auflage und Verbreitung. Auch zu den Ansprechpartnern liefert zimpel ausführliche Informationen zu den persönlichen Kontaktdaten und den Themenschwerpunkten. Natürlich können Sie jederzeit individuelle Daten an den Kontakten hinzufügen sowie eigene persönliche Kontakte in der Datenbank ergänzen. 

Aus Ihren Suchergebnissen lassen sich unkompliziert maßgeschneiderte Verteiler erstellen. Per integriertem Mailingtool verbreiten Sie Ihre Pressemitteilungen in nur wenigen Schritten. Über den HTML-Editor können Sie Ihr Mailing-Layout individuell an Ihre Corporate Identity anpassen. Außerdem stehen Ihnen eine Reihe weiterer Mailing-Features zur Verfügung, z.B. Verlinkung, Datei-Uploads, CTA-Buttons, individualisierte Ansprache, Versandplanung und Mailing-Historie. Nach jedem Versand erhalten Sie einen Versandreport, der über Zustellquoten und Öffnungsraten Auskunft gibt. Optional können Sie Ihre Verteiler natürlich auch in sämtliche gängigen Exportformate exportieren und über Ihre eigenen Mailingtools weiterverarbeiten.

Professionelles Verteilermanagement: aktuelle und autorisierte Daten

Das zimpel Rechercheteam nimmt Ihnen einen Großteil der Verteilerpflege ab, denn es prüft kontinuierlich alle relevanten Veröffentlichungen und qualifiziert diese. Die einmal in zimpel erstellten Verteiler sind somit immer auf dem aktuellen Stand. Außerdem erfolgen die Verifizierung und Qualifizierung der Mediendaten immer durch eine persönliche Abstimmung mit den Redaktionen. Das bedeutet: alle Daten sind nicht nur aktuell, sondern auch von den Medien freigegeben. So ist gewährleistet, dass die PR-Information nicht nur zielgerichtet, sondern auch „willkommen“ ist.

Die Vorteile von zimpel auf eine Blick:

  • Einfache Kontaktrecherche und Verteilererstellung
  • Zeitsparendes Mailingtool inklusiv Versandprotokoll
  • Qualitativ hochwertige Medien- und Journalistenkontakte
  • Einbindung privater Kontakte möglich
  • Weltweit über 612.000 Datensätze
  • Täglich automatische Datenaktualisierung
  • Alle Daten nach DSGVO-Standards geprüft und verifiziert
  • Kostenfreier Support

Schnell und einfach Presseverteiler erstellen

Mit zimpel können Sie blitzschnell maßgeschneiderte Presseverteiler zusammenstellen – aus über 612.000 Datensätzen zu weltweiten Medien und Journalistinnen und Journalisten. Über das integrierte Mailing-Tool verbreiten Sie Ihre Pressemitteilung mit nur wenigen Klicks. 

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