Von Marissa Neureiter
Marissa ist Managerin Unternehmenskommunikation und lebt bei news aktuell ihre Begeisterung fürs Texten täglich aufs Neue aus.
Haben Sie schon einmal eine E-Mail erhalten, die angeblich von Ihrer Bank stammt? Oder der Zustellversuch Ihres angeblichen Pakets ist gescheitert? Bei genauerem Hinsehen hat sich dann herausgestellt: In Wirklichkeit stammte die Mail von Betrügern.
Genau hier setzt DMARC an. Die DMARC-Richtlinie („Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance“) ist ein Sicherheitsstandard, der entwickelt wurde, um E-Mails sicherer zu machen und deren Missbrauch durch Cyberkriminelle zu verhindern.
Doch was genau verbirgt sich dahinter und was sollten Unternehmen als Kunden von E-Mail-Dienstleistern über DMARC wissen? Wir geben einen Überblick und konkrete Handlungsempfehlungen.
DMARC steht für „Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance“. Es handelt sich dabei um einen Sicherheitsstandard bzw. ein Protokoll, das entwickelt wurde, um vor Cyberangriffen zu schützen und den Missbrauch von E-Mails zu verhindern. Die Richtlinie entstand unter anderem auf Initiative von Google, Yahoo und Microsoft sowie anderen großen Technologieunternehmen und E-Mail-Anbietern.
Die Implementierung von DMARC hat zum Beispiel das Ziel, vor E-Mail-Spoofing zu schützen. Zur Einordnung: Spoofing bedeutet, dass Kriminelle gefälschte E-Mails versenden, die so aussehen, als kämen sie von einer vertrauenswürdigen Quelle, z.B. von unserer Bank, dem Paketdienst unseres Vertrauens oder auch von unserem Geschäftsführer oder Abteilungsleiter.
Mit DMARC können Unternehmen sicherstellen, dass ihre E-Mails authentisch sind und nicht von Betrügern missbraucht werden. Damit wird also die Sicherheit bei der E-Mail-Übertragung erhöht.
Darüber hinaus müssen seit Februar 2024 Unternehmen bzw. Absenderdomains, die täglich mehr als 5.000 E-Mails an Yahoo- und Google-Adressen versenden, eine DMARC-Pflicht berücksichtigen. Sprich: Betroffene Unternehmen sollten spätestens seit diesem Datum sicherstellen, dass die richtigen Einstellungen vorhanden sind – sonst könnten Mails blockiert oder als Spam eingestuft werden.
DMARC funktioniert über so genannte DNS-Einträge („Domain Name System“) und ist direkt mit der Domain verbunden, von der aus E-Mails versendet werden.
Ein DNS-Eintrag, also ein bestimmtes Stück Text, sagt unserem Computer, welche IP-Adresse zu einer bestimmten Domain gehört. Ein DNS-Text kann aber noch mehr – zum Beispiel Regeln für E-Mails festlegen. DMARC nutzt genau diese Funktion: Es wird als spezieller TXT-Eintrag („TeXT“) im DNS einer Domain hinterlegt. Dieser Eintrag sagt den empfangenden E-Mail-Servern:
Ohne diesen DNS-Eintrag gibt es keine DMARC-Richtlinie, und E-Mail-Server wüssten nicht, wie sie im Zweifelsfall mit verdächtigen E-Mails umgehen sollen.
Kurz gesagt: DMARC ist eine Regel, die in den DNS-Einträgen einer Domain gespeichert wird, damit E-Mail-Server wissen, wie sie mit E-Mails von dieser Domain umgehen sollen.
Im Detail basiert DMARC dabei auf zwei etablierten Sicherheitsprotokollen:
DMARC kombiniert diese beiden Technologien und bietet eine weitere Kontrolle: Es prüft, ob die Absenderadresse (im Feld „Von“) mit der tatsächlichen Domain des Absendenden übereinstimmt.
Wenn eine E-Mail diese Kontrolle nicht besteht, empfiehlt der DMARC-Eintrag dem empfangenden Mailserver, wie er mit Mails umgehen soll, die gegen SPF und DKIM verstoßen. Dieser Eintrag wird vom Inhaber einer E-Mail-Domain festgelegt. Es gibt drei Möglichkeiten:
Die Implementierung der DMARC-Richtlinie ist für Unternehmen wichtig, um sich vor E-Mail-Betrug und Identitätsdiebstahl zu schützen.
Die 4 wichtigsten Vorteile sind:
DMARC kann Ihrem Unternehmen also helfen, Ihre Kommunikation zu schützen, das Vertrauen zu stärken und die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu verbessern. DMARC wird damit nicht nur zu einem wichtigen Baustein für Ihre Cybersecurity, sondern auch für Ihr Image.
DMARC betrifft im weitesten Sinn aber nicht nur Unternehmen, sondern alle, die E-Mails senden und empfangen. Während private Nutzende in der Regel von den Sicherheitsmaßnahmen der großen Provider und kommerziellen Anbieter profitieren, müssen Unternehmen mit eigener Domain selbst aktiv werden.
Viele Unternehmen nutzen für ihre Kommunikations- und Marketingaktivitäten externe E-Mail-Dienstleister wie news aktuell, um Pressemitteilungen oder Newsletter zu versenden. Die PR-Software zimpel etwa versendet E-Mails im Namen Ihrer Unternehmensdomain an Kontakte aus Ihrem individuellen Verteiler.
Die Vorteile von zimpel auf einen Blick:
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Ohne die richtigen DNS-Einstellungen Ihrer Unternehmensdomain können E-Mails, die Sie über einen externen Dienstleister versenden, jedoch von DMARC blockiert werden. Aber keine Sorge: Alle notwendigen Einstellungen kann Ihr Netzwerkadministrator problemlos vornehmen. Im Folgenden erklären wir Ihnen, was zu beachten ist, wenn ein externer Dienstleister wie news aktuell E-Mails im Namen Ihres Unternehmens versendet.
Damit Ihre E-Mails auch weiterhin problemlos über einen externen Dienstleister zugestellt werden können, müssen einige technische Einstellungen vorgenommen werden. Mit den richtigen Anpassungen in den DNS-Einträgen stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails nicht im Spam landen oder durch DMARC blockiert werden und somit nach wie vor die richtigen Kontakte erreichen.
Hier sind die wichtigsten 5 Schritte, die Ihr Unternehmen beachten sollte:
Schritt 1: SPF-Eintrag anpassen
Wie bereits erwähnt, zeigt der SPF-Eintrag dem empfangenden Mailserver an, dass ein externer Server von Ihrer Domain aus versenden darf. Wenn Sie bereits einen SPF-Eintrag verwenden, müssen Sie diesen um den vorgefertigten Eintrag des Dienstleisters als autorisierten Absender erweitern. Alternativ erstellen Sie einen neuen SPF-Eintrag, der bereits den entsprechenden TXT-Eintrag des Dienstleisters enthält.
Schritt 2: DKIM-Schlüssel einrichten
Mit DKIM können Ihre Empfänger überprüfen, ob eine E-Mail wirklich von Ihnen stammt und ob der Inhalt nicht nachträglich verändert wurde. In den meisten Fällen stellt Ihnen Ihr Dienstleister einen eigenen DKIM-Schlüssel zur Verfügung, den Sie in Ihren DNS-Einstellungen hinterlegen müssen, um DKIM zu aktivieren.
Schritt 3: DMARC-Richtlinie erstellen und testen
Der entsprechende DMARC-Eintrag empfiehlt Ihrem empfangenden Mailserver, wie er mit E-Mails umgehen soll, die gegen die Sicherheitsprotokolle SPF und DKIM verstoßen. Erstellen Sie daher zunächst eine solche Richtlinie und testen Sie, ob alle legitimen E-Mails korrekt zugestellt werden. Es wird empfohlen, mit einer „none“-Richtlinie zu beginnen, um zu sehen, was passiert.
Schritt 4: MX-Eintrag überprüfen
Ohne MX-Eintrag („Mail Exchanger Record“) können unter einer Domain keine E-Mails gesendet oder empfangen werden. Dabei handelt es sich um einen speziellen DNS-Eintrag, der festlegt, welche Mailserver für eine bestimmte Domain E-Mails empfangen dürfen. Um eine Mailadresse zu verifizieren, benötigen Sie also auch einen MX-Eintrag.
Dieser kommt vor allem dort zum Tragen, wo E-Mail-Adressen genutzt werden, die nur für den Versand vorgesehen sind: Hier teilt der MX-Eintrag dem empfangenden Mailserver mit, welcher Server bzw. welche Mailadresse auf der Empfängerseite Mails empfangen darf.
Für E-Mail-Adressen, die regulär am Mailverkehr teilnehmen, also auch direkt Mails empfangen, ist der MX-Eintrag in der Regel bereits eingerichtet.
Schritt 5: Regelmäßig Berichte auswerten
Ein weiterer Vorteil von DMARC ist, dass Sie regelmäßig Berichte über fehlgeschlagene Versuche erhalten. Nutzen Sie diese Berichte, um Probleme zu erkennen und daraus zu lernen.
Die Umsetzung von DMARC erfordert zwar ein wenig technisches Know-how – aber keine Sorge: Sie müssen das nicht allein bewältigen. In Kürze stellen wir unseren zimpel-Nutzerinnen und -Nutzern einen automatischen Check sowie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verfügung, mit der sie ihre Absenderadresse ganz einfach optimieren können.
So stellen wir sicher, dass unsere Kundinnen und Kunden für zimpel auch zukünftig alle technischen Voraussetzungen erfüllen, um ihre Botschaften zuverlässig und sicher an ihre Zielgruppen zu übermitteln. Sie brauchen sich also keine Sorgen machen, dass ihre E-Mails im Spam-Ordner landen oder gar nicht erst zugestellt werden. Gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden sorgen wir dafür, dass ihre E-Mails sicher und zuverlässig versendet werden und arbeiten kontinuierlich an der Einhaltung aktueller Sicherheitsstandards.
Außerdem steht unser Team bei Fragen jederzeit gerne kostenlos zur Verfügung.
DMARC ist ein wichtiges Instrument, um E-Mails sicherer zu machen und das Vertrauen Ihrer Kundinnen und Kunden zu stärken. Auch wenn die Einrichtung zunächst komplex erscheint und etwas technische Unterstützung erfordert, lohnt sich der Aufwand, um sich vor Betrug zu schützen.
Nutzen Sie zimpel und haben noch Fragen oder benötigen Unterstützung bei der Umsetzung in Ihrem Unternehmen? Fragen Sie unser zimpel-Team nach DMARC – wir helfen Ihnen gerne dabei, dass Ihre E-Mails sicher und vertrauenswürdig bleiben.
Kontakt zum zimpel-Team