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So geht digitale Preisverleihung

Guides - 23. Nov 21

Vielerorts werden derzeit wieder ursprünglich analog geplante Events auf digitale Formate umgemünzt. Auch wir bei news aktuell haben die diesjährige Preisverleihung unseres PR-Bild Award in einen digitalen Raum übertragen – und die Gewinnbekanntgabe mit einem sogenannten "YouTube Premiere Video" gestreamt. Was sind die Vorteile digitaler Formate und welche Aspekte gilt es zu beachten, damit daraus ein Erfolg wird? 

Vorbereitung ist die halbe Miete

Genauso wie bei analogen Events sollte man sich bei digitalen Formaten zuallererst fragen, welche Botschaften und Themen mit welchen Zielen an welche Zielgruppen vermitteln werden sollen. Ein Beispiel: Bei unserer digitalen Preisverleihung etwa wollten wir die Preisträgerinnen und Preisträger verkünden und der monatelangen Einreichungs- und Abstimmungsphase einen krönenden Abschluss geben.

Diverse Formate standen dafür zur Debatte: Hybride Veranstaltung, Video-Aufzeichnung, Livestream auf YouTube und das sogenannte YouTube-Premiere-Video. Unsere Wahl fiel auf die YouTube-Premiere. Das Besondere an diesem Format: Es suggeriert einen Livestream, ist aber keiner. YouTube-Premiere ist im Grunde genommen ein aufgezeichnetes Video, das zu einer bestimmten Zeit "wie ein Livestream" abgespielt wird. Die Zuschauenden können dann in Echtzeit kommentieren und sich untereinander austauschen. Eine Interaktion zwischen der Moderation oder weiteren Personen im Video mit den Zuschauenden kann dabei aber natürlich nicht stattfinden. Wenn man auf den direkten Live-Austausch verzichten kann, ist ein YouTube-Premiere-Video daher eine sehr gute Alternative.

Unser Tipp: Für die Planung und Organisation von Events bieten sich  auch sehr gut digitale Projektmanagementtools wie z.B. Trello, Miro oder Mural an. 

Dienstleister mit ins Boot holen

Für die Umsetzung unseres Preisverleihung-Videos haben wir uns für professionelle, externe Hilfe entschieden. Das empfiehlt sich auf alle Fälle und lohnt die Kosten, wenn man selbst noch wenig Erfahrung in der Durchführung eines digitalen Events hat und keine eigene technische Infrastruktur zur Verfügung stellen kann (wie z.B. Studio, Beleuchtung, Kamerapersonal, Videoschnitt-Skills, etc.). Doch wie findet man den passenden Dienstleister? Wer bisher keinen Partner für die digitale Event-Abwicklung zur Hand hat, sollte zunächst prüfen, ob es in der Unternehmensumgebung Empfehlungen gibt – unter Umständen gibt es bestehende Kontakte, die bisher nicht abgefragt wurden.

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Mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten lohnt sich, wenn man keine eigene technische Infrastruktur hat und noch dazu wenig Erfahrung mit digitalen Events. Foto: news aktuell

Auch eine eigene Recherche, z.B. klassisch im Internet, ist ein gutes Mittel – dabei ist es wichtig, dass man die eigenen Anforderungen genaustens kennt und diese mit den Anbietern in persönlichen Gesprächen abfragen und klären kann. Referenzen, Arbeitsproben, Budget und weitere offene Fragen sollten dann in einem Erstgespräch geklärt werden. Schlussendlich gilt aber auch hier: Eine gute Zusammenarbeit beruht auf Vertrauen. Meist entscheiden dann verschiedene Abwägungen und ein "gutes Gefühl", für welchen Dienstleister man sich entscheidet.

Wie bei jeder Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern – egal für welches Format – ist es wichtig, dass man sich vorher gut überlegt, was man selbst möchte. Ein Briefing sollte möglichst konkrete Eckdaten mitliefern (was, wer, wie lang, welches Format, welche Bildsprache, ggf. konkrete Schnitt-, Perspektiv-, Musik-Wünsche, welche Zeitschienen, etc.). Hilfreich für Dienstleister ist, wenn man sich im Vorfeld auch andere digitale Events anschaut. Denn so kann man besser formulieren, was einem gefällt, und was nicht. In unserem Fall haben wir unserem Dienstleister genaustens beschrieben, wie wir die PR-Bild Award Preisverleihung in der Vergangenheit in der analogen Welt durchgeführt haben. So konnte das Team Ideen entwickeln, was in ihren Studios davon ins Digitale übertragbar ist – und was nicht. 

Unsere Checkliste für Briefing von Video-Dienstleistern 

Sprich darüber, sonst kommt keiner: Kommunikationsplan machen

Wie bei jeder Veranstaltung sollte im Vorfeld definiert werden, welche Kanäle mit welchen Inhalten zu welchen Zeiten bespielt werden. Ein fest definierter Hashtag für das Event ist außerdem sinnvoll. Für unsere Preisverleihung haben wir schon drei Wochen im Vorfeld auf Social Media mit dem Hashtag #prba21 angefangen, die Werbetrommel zu rühren. Um Spannung aufzubauen haben wir die Taktung der Posts erhöht, je näher das Datum unseres Premiere-Videos kam.

Zudem haben wir mehrere Newsletter und Mailings verschickt, um auf den Videostream hinzuweisen. Ein Tag vor der Preisverleihung haben wir auf allen Kanälen sowie über eine Pressemitteilung den Direktlink auf das Premiere-Video kommuniziert. Am Tag selbst haben wir dann quasi in Echtzeit parallel zum Videostream die Preisträgerinnen und Preisträger auf unseren Social-Media-Kanälen bekannt gegeben und direkt im Anschluss an den Stream die Presse über die Gewinner informiert. Zusätzlich haben wir unseren Unternehmensblog genutzt, um die Siegesbilder zu kommentieren und nachträglich auf das Video zur Preisverleihung zu verweisen.

Unser größtes Learning: Gut Ding will Weile haben

Wenn es möglich ist, sollte man unbedingt rechtzeitig mit der Planung einer digitalen Preisverleihung beginnen. Optimalerweise vier Monate vor dem Event, da man so noch eine möglichst große Auswahl an Studios und Zeit hat, detailliert zu planen. 

Digitale Preisverleihungen sind Long Seller: Sie stehen im Netz langfristig zur Verfügung. Damit erhöht sich nachhaltig die Sichtbarkeit und Reichweite des Events. 

Zusammengestellt von: Beatrix Ta und Simon Schmitz

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